Les archives des associations peuvent s’avérer une mine d’or pour des recherches historiques, sociologiques voire généalogiques. A condition que ces associations prennent conscience qu’il faut les conserver et les transmettre.

« Tout est là »

« Tout est là » Devant vous, vous pouvez voir un tas informe de 50 ans de papiers non classés et mal conservés dans l’arrière fond du local qui vous sert de répétition pour le club de théâtre. Ça ne donne pas envie d’y rechercher le nom de la pièce en 3 actes jouées en 1978, ni le nombre d’entrées réalisées cette année là.

D’ailleurs, « tout » n’est pas vraiment là... l’ancien secrétaire a probablement conservé des documents chez lui. Et puis la responsable de la troupe garde chez elle la trousse de maquillage achetée sur le compte de l’association, car ici, définitivement, c’est trop humide.

Trop humide pour du maquillage, alors, imaginez pour du papier !

Des kilos d’archives

Qu’il s’agisse de kilos de papier ou de kilo-octets de fichiers, les associations produisent une certaine quantité d’archives (administratives, décisionnelles, ou informatives) qui sont souvent mal classées, mal sauvegardées et probablement éparpillées entre différents (anciens) membres.

Si l’on n’y prendre garde, c’est une partie de l’histoire locale et associative qui peut disparaitre, privant ainsi les générations futures du formidable travail de bénévoles passionnés.

Des archives qui ont de la valeur

Vous pensez que les documents n’ont pas de valeur ? Regardez la photo ci-dessus, on y voit Etienne (un verre à la main et une cigarette à la bouche), votre grand père resté dans la boutique de « coiffeur pour dames » et la voisine à la fenêtre. Ça, c’est pour le généalogiste.

Pour l’historien, il y a peut être les publicités, la devanture de la boutique, l’immatriculation du tracteur. Pour le sociologue, c’est peut être les tenues vestimentaires, la « gamine » soulevée par sa mère sur la gauche, le message qui orne le char. Et pour l'enfant au sombrero, le souvenir de s’être gelé en traversant le village !

Ce n’est qu’une photo d'une cavalcade. Imaginez si votre association a produit une exposition, organisé une université, un accueil d’artiste, un chantier de fouilles ou de restauration, mis en place un café coopératif, ouvert et assuré l’accueil d’un musée, créé une comédie musicale, recueilli la mémoire des habitants du quartier... Que de ressources à conserver et à valoriser !

Alors, qu’est ce qu’on garde ? Qu’est ce qu’on jette ?

Il y a les documents administratifs dont la durée de conservation est souvent clairement définie.

Encore faut-il s’organiser pour archiver et donc jeter les documents « périmés. »

Mais l’administratif, ce n’est pas l’activité principale d’une association... Comment classer ? Par année ? Par thématique ?

Quid des objets ? Où est conservé le tampon encreur, la trousse de secours, l’urne de vote ?

Et puis il y a la valeur sentimentale...



Méthodologie

Vous cherchez une méthodologie ? En voici une.

Même si elle peut vous sembler rigide, elle fait ses preuves... et surtout elle prévoit le cas de fichiers informatiques.

Les grandes idées sont de

1) créer un cadre de classement

2) de l’appliquer et de s'efforcer à faire un inventaire

3) de faire du tri régulier et d’en profiter pour vérifier la conservation des documents (et mettre à jour l'inventaire!)

4) de faciliter la transmission à votre successeur.

5) ... et quand on a un doute, on garde!

Si cette méthode ne vous convient pas, imaginez la vôtre ou inspirez vous des nombreux articles sur le sujet disponibles sur internet.

Transmettre pour valoriser

Votre association a fermé, vous n’avez plus de place, vous avez pris conscience de l’importance de vos archives et vous souhaitez agir avant qu’il ne soit trop tard ? Vous pouvez déposer (ou donner) vos documents dans les dépôts spécialisés que sont les archives départementales ou les archives municipales.

Prenez contact avec les conservateurs tant pour l’organisation, les conseils de conservation et pour évaluer la possibilité de permettre à des chercheurs, un jour, d’utiliser les ressources que vous avez créées.

Tout ne peut pas être conservé

Imaginez 3 associations déclarées dans le même département:

- le comité des fêtes qui anime un village depuis les années 50;

- l'association des amis de sauvegarde du château du coin, à vocation patrimoniale;

- les "Deuches en folie" qui rassemble des amateurs d'une célèbre voiture venus de la France entière.

De qui va-t-on accepter les archives dans les dépôts spécialisés? Vous pariez pour les amis du château?

Outre le problème de place, c'est bien l'intérêt des activités de chacune de ces associations qui doit être évalué.

Car le comité des fêtes peut avoir 3000 clichés dans des boites à chaussures dont certaines devant un bâtiment aujourd'hui disparu. L'association de voitures a pu recenser l'ensemble des croix de chemin du département lors de ses rassemblements. Alors que les amis du château n'ont peut-être pas pu, jusqu'à présent, avoir d'autres activités que des "instants de convivialité..."

Il ne faut présumer de rien, mais demander aux conservateurs leur expertise.

N'oubliez pas de proposer vos bulletins périodiques ou revues, aux dépôts d'archives mais également aux bibliothèques. Si l'ensemble est complet, son intérêt peut être décuplé.

Tout ne peut pas être librement diffusé

Vous pouvez peut-être valoriser dès à présent certaines de vos archives sur vos sites internet ou réseaux sociaux. Compte-rendus, articles de presses, revues numérisées, anciennes photos, etc... Attention cependant au droit à l’image... D'ailleurs, avez-vous pensé à noter les noms des personnes sur les photos de votre association? C'est aussi une manière de transmettre...